Hoe we HR en fleetmanagers ontzorgen bij de uitrol van thuislaadpalen

Een wagenpark elektrificeren klinkt vooral als een bedrijfsbeslissing, maar in de praktijk komt het werk grotendeels op het bord van HR en fleet. Nieuwe medewerker met een EV? Iemand moet de aanvraag opstarten, de planning opvolgen, de installateur briefen en de communicatie met de medewerker doen. Bij vijf wagens lukt dat nog, bij vijftien wordt het een dagtaak. In dit artikel zetten we concreet op een rij wat wij overnemen, zodat HR en fleet zich kunnen bezighouden met wat echt hun werk is.

Wat HR niet meer hoeft te doen

Eén aanmelding, wij doen de restZodra HR ons een nieuwe medewerker doorgeeft via een formulier of een gedeeld portaal, neemt BEE-Charged de regie. Wij contacteren de medewerker rechtstreeks, plannen het plaatsbezoek, sturen de offerte en houden HR op de hoogte van waar het dossier staat. Geen tussentijdse opvolging vereist.

De medewerker krijgt één aanspreekpuntVragen over de paal, de installatie, de timing of de werking gaan rechtstreeks naar ons. HR komt er niet meer tussen. Dat scheelt mailverkeer, telefoons en interne doorverwijzingen.

Onboarding-pakket op maatWe voorzien een korte uitleg en een handleiding die HR kan toevoegen aan het onboardingpakket van nieuwe EV-rijders. Wat is een laadpaal, hoe werkt het, wat mag je verwachten, wie bel je bij vragen. Klaar voor gebruik, geen werk aan.

Wat de fleetmanager niet meer hoeft te doen

Geen Fluvius-aanvragen, geen keuringen, geen onderaannemersWij regelen de volledige technische en administratieve afhandeling: Fluvius-aanvraag, EPB-keuring, configuratie van het Smappee-platform en eventuele aanpassingen aan de elektriciteitsinstallatie. De fleetmanager krijgt één bevestiging dat alles in orde is.

Centraal dashboard voor alle medewerkersIn plaats van een Excel-bestand bij te houden per medewerker, krijgt de fleetmanager één dashboard waar hij in één oogopslag ziet wie geïnstalleerd is, wie hoeveel laadt en welke dossiers nog lopen. Geen rapportage maken, gewoon kijken.

Maandelijkse rapportage klaar voor de boekhoudingDe split billing-rapporten worden automatisch gegenereerd en aan de boekhouding bezorgd. De fleetmanager hoeft geen tarieven op te zoeken, geen verbruik te controleren en geen berekeningen te maken.

Wat dit concreet oplevert

Voor een bedrijf met tien medewerkers die thuis laden, zou je zonder partner gemiddeld zo'n twee uur per maand kwijt zijn aan administratie, opvolging en communicatie. Bij twintig medewerkers loopt dat op tot vier à vijf uur per maand. Vermenigvuldigd over een jaar gaat het al snel over enkele werkweken die elders kunnen ingezet worden.

Maar de echte winst zit niet in tijd alleen. Het zit in het feit dat HR en fleet niet meer hoeven na te denken over laadpalen. Wij doen dat voor jullie, dag in dag uit. Dat is uiteindelijk waar ontzorging over gaat.

Klaar om uit te zoeken hoe dit bij jullie zou werken?

Een gesprek van een halfuur volstaat meestal om in te schatten hoe een uitrol bij jullie er zou uitzien. We bekijken samen het aantal medewerkers, de timing en de manier waarop het zich integreert in jullie bestaande HR- en fleetprocessen.

‍